Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ

Cấp bản sao, chng thực lưu trữ

1.      Trình t thc hin:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân đề nghị cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc qua đường Bưu điện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ:

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ;

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, thì hướng dẫn cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn từ ½ ngày đến 2 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ của tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ xét duyệt chấp thuận cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ cho t chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cấp thì trả lời cho tổ chức, cá nhân bằng văn bản.

- Đối với những tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi: Thời hạn giải quyết ngay trong ½ ngày làm việc, k từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;

- Đối với những tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm: Thời hạn giải quyết là 2 ngày làm việc, k từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 4: Tổ chức, cá nhân căn cứ vào ngày hẹn trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ, đến bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đ nhận kết quả giải quyết thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.

- Nếu tổ chức, cá nhân đề nghị cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ có yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện, thì Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ xem xét giải quyết hồ sơ và trả kết quả theo thời hạn quy định; tổ chức, cá nhân đề nghị cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ trả phí bưu điện theo quy định. Trường hợp không được cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ chuyển đến tổ chức, cá nhân văn bản thông báo lý do không cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ;

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.

2. Cách thức thực hiện: Nộp và nhận kết quả trực tiếp tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện có trả phí (nếu có yêu cầu).

3. Thành phần, số lượng hồ sơ:

a. Thành phần hồ sơ:

- Xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đăng ký sử dụng tài liệu; trường hợp sử dụng tài liệu đ phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác;

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu;

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu.

b. Số lượng hồ sơ: 1 bộ.

4. Thời hạn giải quyết:

Thời hạn giải quyết từ ½ ngày đến 2 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức và cá nhân.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính:

Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ Thái Bình.

7. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính:

Cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ hoặc văn bản từ chối có nêu rõ lý do.

8. Lệ phí: (Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính có phụ lục II kèm theo).

9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:

- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (Mu theo Phụ lục số I Thông tư số 10/2014/TT-BNV);

- Phiếu yêu cầu sao tài liệu (Mu theo Phụ lục số VI Thông tư số 10/2014/TT-BNV);

- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu (Mu theo Phụ lục số VIII Thông tư số 10/2014/TT-BNV).

10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Không có.

11. Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012);

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2013);

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014);

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính Hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. 

- Tải mẫu đơn: